Omplassering kan være aktuelt for arbeidstakere som har økt risiko for helseskade på grunn av økt mottakelighet, sykdom eller biologiske forhold, eller for arbeidstakere som utvikler helseskade som kan være forårsaket av arbeidet. Omplassering kan for eksempel være aktuelt hvis arbeidstakeren har lungesykdom og kan bli eksponert for stoffer som kan skade lungene, eller hvis arbeidstakeren er allergisk overfor stoffer som vedkommende eksponeres for. Omplassering kan også være aktuelt ved graviditet eller planlagt graviditet, amming eller forplantningsproblemer av typen ufrivillig barnløshet, se forskriftens § 7-4 «Risikovurdering av fare for forplantningsskader».
Når omplassering av arbeidstakere med fare for forplantningsskader ikke er mulig, må arbeidsgiveren dokumentere dette skriftlig. Kravet til skriftlighet er begrunnet i arbeidstakerens rett til svangerskapspenger etter folketrygdloven.