Bestemmelsen regulerer bl.a. når arbeidet skal koordineres, hvem som i tilfelle kan ha rollen som koordinator, byggherrens ansvar for koordineringen, hvilke kriterier som ligger til grunn for utpekingen av koordinator, byggherrens ansvar for å følge opp koordinatorens arbeid og hvilken kunnskap og kompetanse koordinatoren skal besitte.
Det følger av § 5 tredje ledd at byggherren gjennom koordinering skal ivareta sikkerhet, helse og arbeidsmiljø under utførelse av arbeidene. Hvordan denne koordineringen gjennomføres, er blant annet avhengig av prosjektets størrelse, kompleksitet og risikoforhold. Om byggherren vil ha en egen koordinator, hvem dette skal være og eventuelt hvor mange koordinatorer byggherren velger, er et organisasjonsmessig valg etter § 5 andre ledd bokstav a.
Til første ledd – Når arbeidet skal koordineres
Første ledd stiller krav om at arbeidet med sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal koordineres dersom det er flere enn én prosjekterende virksomhet eller flere enn én utførende virksomhet på bygge- eller anleggsplassen samtidig eller etter hverandre. Er det bare én prosjekterende virksomhet, én utførende virksomhet på bygge- eller anleggsplassen, eller en og samme virksomhet som står for både prosjekteringen og utførelsen, vil det derimot ikke være et krav om at arbeidet koordineres. Begrunnelsen for dette er at det i de sistnevnte tilfellene vil være den samme virksomheten som utfører arbeidene som kan tenkes å ha innvirkning på hverandre, og virksomheten forutsettes da å ha å tilstrekkelig oversikt over arbeidet med sikkerhet, helse og arbeidsmiljø gjennom virksomhetens egen internkontroll.
Selv om det i disse tilfellene ikke er noe krav om koordinering, er det likevel adgang til å utpeke en koordinator også i disse tilfellene.
Det er ikke noe krav om koordinering når det bare er en virksomhet som utfører alt arbeid, men byggherren vil likevel måtte følge opp SHA-arbeidet i henhold til § 14.
Til andre ledd – Byggherren eller en ekstern aktør som koordinator
Byggherren velger om han selv skal ha rollen som koordinator eller om han skal engasjere noen eksterne til å ha denne rollen. Det er særlig i de tilfeller hvor byggherren ikke selv innehar den kompetanse eller de ressurser som er nødvendige for å etterleve bestemmelsene i forskriften, at det vil være aktuelt å engasjere en ekstern koordinator, jf. kompetansekravene i åttende ledd.
Det følger av § 4 bokstav e at koordinatoren både kan være en fysisk og en juridisk person. Dersom byggherren velger en ekstern juridisk person som koordinator, vil virksomheten måtte operere med en kontaktperson, se § 10 siste ledd.
Forskriften hindrer ikke at byggherrens representant er koordinator.
Til tredje ledd – Valg av én eller flere koordinatorer
Byggherreforskriften oppstiller et krav om kun én koordinator til enhver tid. Dette er ikke til hinder for at det utpekes flere koordinatorer innenfor prosjekterings- eller utførelsesfasen, dersom den enkelte koordinator koordinerer delfaser som faller etter hverandre i tid. Et eksempel vil være én koordinator for forprosjektering og én koordinator for detaljprosjektering. Ved større bygge- eller anleggsarbeid kan det også være hensiktsmessig at ulike arbeider som pågår samtidig, blir koordinert av flere. Forskriften hindrer ikke en slik organisering, så lenge byggherren har utpekt én koordinator som har totaloversikten over arbeidene på bygge- eller anleggsplassen og som samordner koordinatorenes arbeid. Det er bare denne fysiske eller juridiske personen som vil være å anse som koordinator etter byggherreforskriften.
Dersom koordinator ikke er den samme i prosjekteringsfasen og utførelsesfasen, må byggherren sørge for informasjonsoverføring mellom koordinatorene for å sikre kontinuitet mellom disse fasene.
Til fjerde ledd – Byggherrens ansvar
Byggherren har som en følge av sitt valg et ansvar for at koordineringsfunksjonen blir ivaretatt på en forsvarlig måte, også om byggherren velger å ivareta oppgaven selv. Hvis arbeidstakere tildeles flere roller, f.eks. byggherres representant eller byggeleder hos byggherren, må byggherren følge opp om vedkommende er i stand til å oppfylle sine forskjellige oppgaver innenfor de rammer som er gitt av byggherren. Det er i denne sammenheng ikke snakk om rollekonflikt (se nedenfor), men om kvalitativ utførelse av de forskjellige oppgavene.
Til femte ledd - Rollekonflikt
Femte ledd stiller opp et generelt forbud mot rollekonflikt ved at byggherren ikke kan velge en koordinator hvis denne har andre plikter eller oppgaver som kan komme i konflikt med de oppgaver vedkommende skal gjennomføre på vegne av byggherren. Byggherren skal før utvelgelse av koordinator vurdere om denne ellers har plikter eller oppgaver som kan påvirke hvordan oppgavene som koordinator blir gjennomført. Rollekonflikter vil for eksempel kunne oppstå dersom oppgaven som koordinator i utførelsesfasen plasseres hos utførende virksomhet. Koordinatorvirksomheten må i disse tilfeller kontrollere seg selv i henhold til pliktene i § 14, noe som vil være svært uheldig. Utførende virksomhet som koordinator vil dras mellom hensynene til virksomhetens fremdrift og økonomi og byggherrens krav om ivaretakelse av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Hvis koordinator må stanse deler av et arbeid på byggherrens vegne når det samtidig er knapt med tid, kan det medføre problemer både i form av forsinkelsesbøter og tap av omdømme for entreprenøren.
De samme vurderingsmomentene vil gjelde hvis koordinatorrollen utøves av ansatte i en annen avdeling enn de som direkte er involvert i bygge- eller anleggsarbeidet, f.eks. en egen HMS-avdeling hos utførende virksomhet. Alle ansatte har en plikt til å fremme virksomhetens interesser, og det vil også for de som ikke direkte utfører bygge- eller anleggsarbeid, kunne oppstå rollekonflikter hvis de må ta beslutninger som f.eks. medfører merutgifter for egen arbeidsgiver. Hvis koordinatorrollen tildeles en virksomhet i samme konsern som en utførende virksomhet, må byggherren som ellers vurdere om det er noen form for bindinger mellom virksomhetene som kan medføre rollekonflikter.
I mange tilfeller velger byggherre selv å være koordinator. Byggherren har som en følge av sitt valg et ansvar for at koordineringsfunksjonen blir ivaretatt på en forsvarlig måte, også om byggherren velger å ivareta oppgaven selv. Hvis en arbeidstaker hos byggherren tildeles flere roller, som for eksempel koordinator og byggeleder, må byggherren følge opp om vedkommende er i stand til å oppfylle sine forskjellige oppgaver innenfor de rammene som er gitt av byggherren. Det er i denne sammenheng ikke snakk om rollekonflikt, men om arbeidet med koordinering og oppfølging av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt på en forsvarlig måte.
Til sjette ledd - Skriftlig avtale
Den skriftlige avtalen mellom byggherren og koordinatoren skal klargjøre hvilke plikter som koordinatoren skal ivareta og hvilke fullmakter koordinatoren er tildelt for å kunne ivareta disse pliktene.
Dersom byggherren selv velger å utføre noen av pliktene, skal dette fremgå av avtalen, på samme måte som avtalen skal redegjøre for hvordan pliktene skal fordeles dersom det er valgt flere koordinatorer.
Kravet om at byggherren skal klargjøre hvilke plikter og fullmakter som koordinatoren skal ha, gjelder også når det er noen fra byggherrens egen organisasjon som utøver koordinering. Kravet kan i disse tilfellene ivaretas gjennom stillingsbeskrivelse eller lignende som i tilstrekkelig grad beskriver oppgaver og fullmakter.
Til syvende ledd – Oppfølging av koordinator
Etter syvende ledd skal byggherren jevnlig følge opp at koordinatoren oppfyller sine plikter. Omfanget av byggherrens oppfølgning vil blant annet være avhengig av prosjektets størrelse, kompleksitet og hvilke risikoforhold som kan oppstå under utførelsen av arbeidene. Formen for oppfølgning vil for eksempel kunne være møter med koordinatoren, kontroll på byggeplassen, rapportering fra koordinator m.m.. Fordi det er byggherrens plikt å følge opp koordinatoren, må byggherren etterspørre tilbakemeldinger dersom han ikke jevnlig blir oppdatert.
Byggherren skal dokumentere at han følger opp koordinator. Slik dokumentasjon kan eksempelvis bestå av planer for hvordan byggherren tenker å følge opp koordinator, møtereferater, rapporter, sjekklister etc. som viser hvordan oppfølgingen har foregått.
Til åttende ledd - Krav til kompetanse
Koordinator skal ha nødvendig kompetanse for å sikre at funksjonen blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Både for prosjekterings- og utførelsesfasen oppstilles det et grunnleggende krav om at koordinatoren skal ha den nødvendige kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert arbeidsmiljølovgivningen, og at koordinator skal ha nødvendig kompetanse for å følge opp aktuelle risikoforhold i prosjektet. Hva som nærmere skal kreves av koordinatorens kompetanse, må byggherren vurdere blant annet ut fra typen arbeider som skal foregå og risikoforholdene i det enkelte prosjekt. Kompetansekravet gjelder uavhengig av om koordinering gjøres av byggherren selv eller om oppgaven er satt ut til andre.