Slik bør arbeidsgiver håndtere varsling

Varsling skal alltid håndteres konfidensielt. Det vil si at identiteten til den som varsler og opplysninger i saken ikke skal være kjent for flere enn strengt tatt nødvendig.

Den det varsles om, har rett til innsyn i personopplysningene som behandles om han/henne, og til å gi sin versjon av saken (kontradiksjon). Retten til innsyn og kontradiksjon kan noen ganger stå i motsetning til konfidensialitetsplikten. Dette dilemmaet kan løses ved at arbeidsgiver lager et notat som beskriver innholdet i varselet/det kritikkverdige forholdet. Slik kan den som det varsles om, få informasjon om forholdet slik at han eller hun kan forsvare seg.

Noen varsel om kritikkverdige forhold er anonyme og/eller inneholder påstander om trakassering eller utilbørlig atferd. Dersom det er få eller ingen vitner til den påståtte hendelsen, er saken vanskelig å undersøke uten å røpe identiteten til den som varsler. For å skape forutsigbar og lik behandling anbefaler Arbeidstilsynet at varslingsrutinene omtaler slike tilfeller.

Før arbeidsgiver undersøker varselet, må arbeidsgiver vurdere hvem som skal involveres i behandlingen av varselet. Den eller de som skal undersøke og håndtere varselet, skal være habile. Dette betyr at det ikke skal være forhold eller omstendigheter som kan svekke tilliten til om de som undersøker og håndterer varselet, er upartiske og uten interesser i saken.

Dersom det er tvil om habiliteten, bør vedkommende ikke delta i undersøkelsen eller håndteringen av varslingssaken.

Les mer om ulike roller i en varslingssak

En habil og upartisk prosess er svært viktig for hvordan virksomheten og involverte parter mottar konklusjonen av prosessen. Det reduserer også risikoen for omkamper. Dersom prosessen oppleves rettferdig og upartisk, er det lettere for de involverte partene å slå seg til ro med konklusjonene. Dette gjelder spesielt når noen av partene ikke er enige i konklusjonene.

Den eller de det er varslet om, bør ikke behandle en varslingssak. Dersom arbeidsgiver er inhabil, kan virksomheten benytte ekstern bistand til arbeidet. Ved ekstern bistand er det viktig at bestillingen på arbeidet er tydelig og at de involverte partene blir informert om bestillingen. Det kan forebygge at partene sår tvil om bestillingen i ettertid.

Arbeidstaker som observerer et kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, kan varsle arbeidsgiver.

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for å håndtere et varsel. Den som varsler, ønsker i mange tilfeller tilbakemelding på hvordan arbeidsgiver skal håndtere varselet. Men denne informasjonen har arbeidstaker ikke krav på å få.  I utgangspunktet er jobben til den som varsler, ferdig når varselet er overlevert arbeidsgiver.

Dersom et varsel utpeker noen i virksomheten som ansvarlig for det kritikkverdige forholdet, må de som beskyldningene retter seg mot, involveres. De må få informasjon om hva de beskyldes for og gis muligheten til å gi sin versjon av saken (rett til kontradiksjon).

Dersom den som varsler står i fare for å bli utsatt for gjengjeldelse, må arbeidsgiver risikovurdere varslerens situasjon. Den som har varslet, skal involveres i saken som gjelder egen beskyttelse mot gjengjeldelse.

Både varslerens og den varselet gjelder (omvarslede) sine rettigheter og rettssikkerhet skal ivaretas i en varslingssituasjon.

Arbeidsgiver må ivareta kravet til kontradiksjon. Det betyr at den som blir beskyldt for et kritikkverdig forhold, også må bli hørt og få anledning til å komme med sin versjon av saken. Det krever at vedkommende får innsyn i sakens dokumenter og eventuelle bevis for å kunne gi sin versjon eller imøtegå påstanden. I offentlige virksomheter der forvaltningsloven gjelder, vil den det varsles om i mange tilfeller ha rett å gjøre seg kjent med saken etter innsynsreglene i forvaltningsloven §§ 18 og 19 (lovdata.no).

Samtidig må arbeidsgiver sørge for å ivareta kravet til konfidensialitet og eventuell taushetsplikt. Konfidensialitet innebærer at varslingsmottaker/arbeidsgiver, så langt det er mulig, skal behandle et varsel uten å røpe varslerens identitet (til andre enn de som har rett til slik kunnskap). En slik konfidensialitetsplikt følger av personopplysningsloven.

Saksbehandling av varsler innebærer dermed en del vanskelige avveininger. På den ene siden står hensynet til varsleren i den konkrete saken og til at andre mulige varslere skal våge å si fra. På den andre siden står hensynet til at den omvarslede skal kunne forsvare seg og bli behandlet rettvist.

Les mer om personvern og varsling (datatilsynet.no)

Arbeidstaker sier ifra til arbeidsgiver om at rømningsveien i lokalet er blokkert av en tung kasse (brudd på forskrift om brannforebygging § 11). Arbeidsgiver kan raskt undersøke varselet og få noen til å fjerne kassen som blokkerer rømningsveien. Et slikt lovbrudd kan håndteres raskt, effektivt og uten unødvendig byråkrati.

Den samme virksomheten kan få et mer komplekst og krevende varsel. En påstand om økonomisk mislighold eller trakassering er et slikt eksempel. Når arbeidsgiver skal håndtere et komplekst varsel, er det spesielt viktig at arbeidsgiver følger prinsippene for saksbehandling og de praktiske rådene som beskrives nedenfor.

Registrer varselet og avklar hvilket ledernivå som bør håndtere det. Saksbehandleren kan for eksempel være nærmeste leder, HR-avdelingen, daglig leder eller et varslingsutvalg – dersom virksomheten har dette.

Husk prinsippene om konfidensialitet og habilitet.

Når arbeidsgiver mottar et varsel, bør hun eller han gi en rask tilbakemelding. Bekreft at varselet er mottatt og fortell hva den som har varslet kan forvente av videre saksgang.

Den som varsler har ikke krav på tilbakemelding eller informasjon om hvordan varselet vil bli håndtert. Likevel: Å varsle kan være en krevende øvelse. Å ikke vite om varselet blir håndtert, blir fort en tilleggsbelastning, og uvisshet kan føre til flere varsler.

Å gi den som varsler tilbakemelding og informasjon er derfor viktig for at han eller hun skal kjenne seg ivaretatt.

Et varsel er en påstand om ett eller flere kritikkverdige forhold. Hensikten med en undersøkelse er å finne ut om påstanden er riktig.

Arbeidsgiver kan undersøke varselet selv, eller få hjelp av eksterne. Husk prinsippet om kontradiksjon.

Slik kan arbeidsgiver gjøre undersøkelsen:

• Planlegg undersøkelsen: Hva er målet for undersøkelsen? Hvem skal involveres? Hvordan skal disse involveres? Hvilke spørsmål skal stilles? Hvordan er tidsplanen?
• Gå gjennom de aktuelle dokumentene i saken.
• Gjennomfør samtaler med de aktuelle partene og skriv referat. Referatet bør bli gjennomlest av deltakerne i møtet. Hvis deltakerne er uenige om innholdet i referatet, bør de få mulighet til å kommentere det skriftlig i et eget brev som legges ved saken.

Anonyme varsel skal også undersøkes

Arbeidstaker har rett til å varsle anonymt. I noen tilfeller inneholder anonyme varsel lite informasjon og kan begrense arbeidsgiverens mulighet til å følge opp varselet på en god måte. Særlig i psykososiale saker/konflikter kan anonyme varsel være vanskelig å undersøke.

Varslingsrutinene til virksomheten bør ta høyde for og inneholde informasjon om hvordan anonyme varsel skal håndteres.

Når alle parter er hørt og saken er tilstrekkelig opplyst, må arbeidsgiver ta en beslutning:

Har det funnet sted et kritikkverdig forhold i virksomheten?

Ved kritikkverdige forhold

Dersom undersøkelsen avdekker ett eller flere kritikkverdige forhold, er det normalt å iverksette tiltak og/eller reaksjoner mot den eller de som har forårsaket det kritikkverdige forholdet. At kritikkverdige forhold kan få konsekvenser for den varselet gjelder, bør fremgå av virksomhetens varslingsrutine.

Hvis et kritikkverdig forhold ikke får konsekvenser, kan det få uheldige følger, som at færre sier ifra og mer uro i arbeidsmiljøet.

Ved ingen kritikkverdige forhold

Dersom undersøkelsen avdekker at det ikke har funnet sted ett eller flere kritikkverdige forhold – men for eksempel en faglig uenighet – bør arbeidsgiver begrunne hvorfor forholdet ikke håndteres som et varsel.

Konkluder

Arbeidsgiver bør utarbeide en konklusjon. Konklusjonen skal dokumentere at saken er undersøkt, vurdert og avsluttet. Den bør være skriftlig, for eksempel i form av en rapport, et notat eller en e-post, alt etter sakens alvorlighet og kompleksitet.

Informer

Når konklusjonen foreligger, skal arbeidsgiver vurdere hvem som skal og bør ha informasjon om at saken er behandlet og avsluttet. Informasjonen bør inneholde

• en bekreftelse på at de påstått kritikkverdige forholdene er undersøkt
• informasjon om utfallet
• informasjon om hvilke tiltak som eventuelt skal iverksettes

Også her må arbeidsgiver huske å ivareta personvernet til alle som er involvert i saken. Dette bør gjøres før saken eventuelt gjøres kjent for andre. 

God håndtering av varsling innebærer også evaluering og læring. Hva kan virksomheten lære av varslingssaken? Fungerer varslingsrutinen? Er det behov for forbedringer?

For sikre kontinuerlig forbedring og læring bør evaluering inngå som en del av håndteringsprosessen. Læringspunkter bør forankres i en oppdatert varslingsrutine.

Utvikling og forbedring av varslingsrutinen skal alltid gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

Risikovurdering og varsling

Arbeidstaker som varsler kan komme i en sårbar situasjon, og stå i fare for å bli gjengjeldt. Gjengjeldelse er forbudt, og det er arbeidsgivers ansvar å påse at den som varsler ikke utsettes for gjengjeldelse.

Et varsel kan rettes mot en eller flere personer. Den som blir utpekt som ansvarlig for det kritikkverdige forholdet kan også komme i en sårbar situasjon, og har krav på et forsvarlig arbeidsmiljø.

Når arbeidsgiver er kjent med at en eller flere arbeidstakere kommer i en sårbar situasjon må arbeidsgiver gjennomføre en risikovurdering. Dersom risikoforholdene tilsier det, må arbeidsgiver iverksette tiltak for å redusere risiko.

En kartlegging og risikovurdering av helsefarer og problemer trenger ikke å være komplisert. I forbindelse med en varslingssak kan arbeidsgiver vurdere eller inkludere disse momentene i en risikovurdering:

• Har vi nødvendig kunnskap om arbeidsmiljølovens regler om varsling?
  • Dersom nei:
    • Hvordan kan vi få mer kunnskap slik at saken håndteres korrekt?
• Kan arbeidstaker som varsler stå i fare for å bli gjengjeldt?
  • Dersom ja:
    • Hvorfor og på hvilken måte står arbeidstaker i fare for å bli gjengjeldt?
    • Hva kan vi gjøre for å hindre faren for gjengjeldelse?
    • Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom gjengjeldelse allikevel skjer?
• Et varsel kan være rettet mot personer. Hvordan skal vi sikre at den som blir utpekt som ansvarlig for det kritikkverdige forholdet får mulighet til å gi sin versjon av saken?
• Dersom arbeidsmiljøet, i forbindelse med varslingssaken, ikke lenger er fullt forsvarlig – hvilke tiltak kan vi gjennomføre for å sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig for alle?

Husk: Arbeidstaker som står i fare for å bli gjengjeldt etter varsling, må medvirke i risikovurderingen og eventuelle tiltak.

Ivareta den som varsler

Arbeidsgiver må særlig sørge for at den som varsler, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø både under og etter varslingsprosessen. Når arbeidsgiver har vurdert risiko for gjengjeldelse, må arbeidsgiver sørge for tiltak som forebygger gjengjeldelse. Eksempler på tiltak er tettere oppfølging av arbeidstakeren gjennom samtaler og å vise støtte og annerkjennelse utover det som kreves i en normalsituasjon.

Ivareta den det varsles om

Det kan også være belastende å bli varslet om, det vil si å være den som blir utpekt som ansvarlig for det kritikkverdige forholdet. Også denne har krav på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor må den det varsles om, få informasjon om hva han eller hun blir beskyldt for, og få anledning i å komme med sin versjon. Også den det er varslet om, kan ha behov for tettere oppfølging.

Dersom arbeidsgivers undersøkelse viser at den det varsles om, faktisk er ansvarlig for ett eller flere kritikkverdige forhold, må han eller hun få informasjon om dette og beskjed om eventuelle sanksjoner.

Fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle

Varslingssaker berører ulike mennesker i virksomheten; både de som varsler, dem det varsles om, kolleger og de som mottar og behandler varslingssakene. Det generelle arbeidsmiljøet kan også bli påvirket av pågående varslingssaker. Alle arbeidstakere har til enhver tid krav på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Arbeidsgiver har også et generelt ansvar for å sikre at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig og at ingen arbeidstakere utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, se arbeidsmiljøloven §§ 4-1 og 4-3.