Arbeidsgiver skal føre register over arbeidstakere som blir utsatt for visse helseskadelige forhold. Bedriftshelsetjenesten kan bistå arbeidsgiver i vurderingen av hvilke arbeidstakere som skal være registrert.
Register over eksponerte arbeidstakere
Hvorfor er det krav om register?
Krav om register gjelder spesielt der det kan gå lang tid fra den ansatte er utsatt for det skadelige forholdet og til sykdom eller skade viser seg.
Formålet med registeret er at
- arbeidsgiver skal ha oversikt over arbeidstakere som har vært utsatt for skadelige forhold
- det skal være mulig for andre å finne tilbake til disse arbeidstakerne etter lang tid
- det skal kunne brukes til å dokumentere eksponering som kan gi rett til erstatning på grunn av yrkessykdom etter forskrift om yrkessykdommer, klimasykdommer og epidemiske sykdommer som skal likestilles med yrkesskade § 1 (lovdata.no)
Registeret kan også bli brukt senere i forbindelse med kartlegginger og risikovurderinger der arbeidsgiver ønsker å sette inn tiltak mot eksponering og smitte.
Hvilke områder har krav om register?
Det er krav om registrering av eksponerte arbeidstakere på følgende områder:
- Register over arbeidstakere utsatt for bly, kreftfremkallende kjemikalier og kjemikalier som er skadelige for arvestoffet
- Register over arbeidstakere som har vært eller kan bli utsatt for støv med asbestfiber
- Register over arbeidstakere eksponert for biologiske faktorer
- Register over arbeidstakere utsatt for ioniserende stråling
- Register over arbeidstakere utsatt for helsefarlige stoffer ved bergarbeid
- Arbeid av barn og unge
SARS-CoV-2 og register
Arbeidsgivere skal føre register over arbeidstakere som enten
- ble covid-19-syke og hvor det er sannsynlig at ble skjedde under utførelse av arbeid
- arbeider med personer som er covid-19-syke
Alle arbeidsgivere må føre register over arbeidstakere som ble covid-19-syke som følge av smitte som sannsynligvis skjedde under utførelse av arbeid.
Arbeidsgiverne kan for eksempel informere at det bare er sannsynlig smitte som har skjedd på arbeidsplassen og i arbeidstiden, som skal meldes til ledelsen.
Dersom arbeidstakeren mener at smitten har skjedd på arbeidsplassen og i arbeidstiden, bør arbeidsgivere få klarhet i hvilken arbeidsoppgave arbeidstakeren gjorde, på hvilket sted og så videre. Dersom det ikke er sannsynlig at smitten skjedde på arbeidsplassen, er det ikke krav om å registrere.
Arbeidsgiverne må gjøre skjønnsmessige vurderinger.
I helsesektoren er det flere arbeidstakere som behandler personer som er syke med covid-19. Disse arbeidstakerne regnes som eksponerte for SARS-CoV-2. Arbeidsgiver skal alltid føre inn disse arbeidstakerne i eksponeringsregisteret. Dette gjelder uavhengig av de har blitt smittet, og om de har blitt covid-19-syke eller ikke.
Eksempler på arbeidstakere som alltid skal føres i eksponeringsregisteret er:
- arbeidstakere ved sykehus som er i tett kontakt med covid-19-syke pasienter, for eksempel alle ved en intensivavdeling
- arbeidstakere på sykehjem der det er covid-19-syke pasienter, for eksempel alle som jobber i avdelinger med smitte.
Arbeidsgiver skal oppbevare oppføringen i registeret i minst 10 år, på grunn av mulige langtidsvirkninger av gjennomgått covid-19-sykdom. Det er foreløpig ikke grunnlag for å oppbevare registeret i inntil 40 år.
Hva skal registeret inneholde?
Kravet til opplysninger varierer noe fra området til område, men som oftest skal registeret inneholde:
- Navn og fødselsnummer
- Stilling, type arbeid, eventuelt dato for ansettelse og oppsigelse eller fratreden
- Arbeidssted
- Eksponering, inklusive eventuelle ulykker og uhell (type, nivå, tidspunkt og varighet)
- Eventuelt tid for helseundersøkelse og navn på lege (krav i forbindelse med arbeid med asbest)
Registeret skal ikke inneholde opplysninger av personlig art, som helseopplysninger og lignende.
Tilgang til registeret
Registeret skal være tilgjengelig for:
- Arbeidstilsynet
- bedriftshelsetjenesten
- verneombud
- arbeidsmiljøutvalg
- andre personer i virksomheten med HMS-oppgaver
Den enkelte arbeidstaker skal vite om han eller hun er oppført i registeret, og skal ha adgang til egne opplysninger. Opplysninger som gjelder alle (kollektive opplysninger hvor den enkelte arbeidstaker ikke kan identifiseres) skal gjøres kjent for arbeidstakerne.
Oppbevaring av registeret
Registeret skal som oftest oppbevares i minst 40 eller 60 år, men merk at kravet varierer fra område til område som er nevnt over. Ved for eksempel arbeid med biologiske faktorer skal registeret oppbevares i 10 eller 40 år avhengig av hvilken type eksponering det er. Se lenke til regelverket nedenfor for nærmere opplysninger om oppbevaring av registeret for de ulike områdene.
Helsejournalen som arbeidstaker har på grunn av at han eller hun er utsatt for de skadelige forholdene, bør oppbevares like lenge som registeret.
I hele arbeidstakerens levetid skal det være mulig å finne fram til om vedkommende har vært eksponert – spesielt ved risiko for kreft.
Registeret skal ikke ødelegges uten tillatelse fra Arbeidstilsynet. Dersom virksomheten opphører, skal registeret overføres til, eller stilles til rådighet for Arbeidstilsynet. Dette varierer også noe for hvert område som er nevnt over.
Register over skader og sykdom
Arbeidsgiver skal også registrere alle personskader som oppstår under arbeid. Det samme gjelder sykdom som det er grunn til å anta skyldes arbeidet eller forhold på arbeidsplassen.