Internkontroll - systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet

 Hensikta med systemet er å sikre at problem blir oppdaga og tatt hand om i tide. Den som leier verksemda, har plikt til å sørge for at krava som regelverket stiller til HMS, blir følgde systematisk opp. Oppfølginga skal gjerast i samarbeid med arbeidstakarane og representantane deira. 

Kven gjeld forskrifta for? 

Internkontrollforskrifta gjeld for alle verksemder som blir omfatta av bestemde lover som behandlar ulike helse-, miljø- eller sikkerheitsomsyn. 

Du kan gå ut frå at forskrifta gjeld for bedrifta dykkar, så sant de produserer, sel eller tilbyr varer og tenester. Først og fremst er internkontroll arbeidsgivaren sitt ansvar, men alle tilsette har både rettar og plikter i samband med HMS-arbeidet. 

Dersom de er usikre på kva internkontrollforskrifta betyr for bedrifta dykkar, kan de be vår Svarteneste om hjelp. 

Korleis lage eit HMS-system? 

I internkontrollforskrifta, kan du sjå korleis arbeidet bør leggast opp for verksemder som er små og lite risikoutsette og kva som skal til der det er mange tilsette eller HMS-utfordringar. Forskrifta er utgitt med rettleiing og kommentarar. Dette er dei viktigaste trinna i utviklinga av eit system for å følge opp helse, miljø og sikkerheit i bedrifta: 

  1. Arbeidsgivar har ansvaret for HMS og bør ta initiativet til å starte arbeidet, men det er viktig at prosessen skjer i samarbeid med arbeidstakarane. Sett mål for arbeidet med HMS i bedrifta dykkar. Skriv ned korleis bedrifta er organisert og kven som har ansvaret for å følge opp HMS-arbeid. 
  2. Skaff oversikt over kva lover og forskrifter som er aktuelle for bedrifta. Kven det er, vil avhenge av kva slags arbeid de utfører og kor risikofylt det er. Kontakt tilsynsmyndigheitene dersom du er i tvil. 
  3. Skaff oversikt over kva sikkerheitsrutinar som allereie finst i bedrifta. Det kan vere rutinar for opplæring, brannøvingar, bruk av verneutstyr osv. Desse kan inngå i internkontrollsystemet. 
  4. Kartlegg risikoen i bedrifta. Ein enkel risikovurdering kan gå ut på å stille tre enkle spørsmål: 
    • Kva kan gå gale? 
    • Kva kan vi gjere for å hindre dette? 
    • Kva kan vi gjere for å redusere konsekvensane dersom det skjer? 
    • Kva slags risiko det er snakk om, vil variere frå bedrift til bedrift. Kartlegginga og risikovurderinga gir ei oversikt over kva risikoforhold som er til stades på arbeidsplassen og kva tiltak ein bør fokusere på i HMS-arbeidet for å redusere risikoen.
  5. Lag ein handlingsplan på bakgrunn av kartlegginga og risikovurderinga. Planen skal vise kva som skal gjerast, som skal gjere det og når det skal vere gjort. 
  6. Sørg for at tiltaka blir gjennomførte. 

I tillegg til den jamlege oppfølginga med kartlegging og tiltak, må bedrifta også, gå gjennom sjølve systemet som er bygd opp og vurdere om det har fungert i praksis eller om det bør endrast. 

HMS-arbeidet i bedrifta skal dokumenterast skriftleg. Det skal gå klart fram når og korleis ulike forhold blir risikovurderte og kontrollerte, og korleis de skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også vere tydeleg kven som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak. 

Det skal vere skriftlege beskrivingar av

  • kva mål verksemda har for helse, miljø og sikkerheit 
  • korleis verksemda er organisert, blant anna fordeling av ansvar og oppgåver innanfor HMS 
  • korleis kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapportar, måleresultat og liknande) 
  • kva som skal gjerast, når og av kven, for å fremme helse, miljø og sikkerheit (handlingsplan) 
  • rutine for å handtere feil og manglar 
  • korleis HMS-rutinane blir gjennomgåtte for å sikre at dei fungerer etter formålet 

For små bedrifter med lite risikofylt aktivitet treng ikkje dette bli så omfattande. Rettleiinga og kommentarane som står saman med forskrifta, gir oppskrifta og eit grunnlag for det de treng til ei lita verksemd. Det er viktig at du tenker gjennom alle ledd og tilpassar systemet til akkurat den verksemda og dei forholda som er aktuelle hos dykk. 

Tilsynsmyndigheitene kontrollerer at HMS-reglane blir overhaldne gjennom tilsynsbesøk, stikkprøver eller meir omfattande gjennomgang av heile HMS-systemet i bedrifta. Ved brot på regelverket kan myndigheitene gi pålegg om å rette opp forholdet innan ein viss frist. Dersom pålegget ikkje blir overhalde innan fristen, kan bedrifta få dagbøter som går fram til pålegget er oppfylt. I alvorlege tilfelle kan det også bli snakk om forureiningsgebyr og politimeldingar.

Mange kundar og leverandørar stiller også krav til HMS. Stadig fleire krev for eksempel at deira kontraktspartnarar og underleverandørar kan dokumentere godt HMS-arbeid. Gode rutinar for HMS kan også vere viktig for forsikringspremien. Mangelfulle rutinar kan derimot føre til problem med forsikringsoppgjer i eit skadetilfelle. 

Internkontrollforskrifta er knytt opp mot ei rekke lover og forskrifter, og blir forvalta av fleire myndigheiter. Kva regelverk som er aktuelt for dykk, er avhengig av kva slags arbeid de utfører i bedrifta. Dei mest sentrale myndigheitene er Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap, Miljødirektoratet og Næringslivets sikkerheitsorganisasjon. Desse fører tilsyn med at regelverket blir følgt.

Les meir

Risikovurdering

Avvik og avvikshandtering

Risikohjelpen – verktøy for nokre bransjer

Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskrifta)

Konverter denne siden til PDF