Virksomheten skal ha rutiner for intern varsling

Alle arbeidsplasser med minst fem ansatte skal ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner hvis forholdene krever det.

Illustrasjon - rutiner for intern varsling

Rutinene skal utarbeides i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte (for eksempel verneombud), være skriftlig og minimum inneholde

  • oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
  • framgangsmåte for varsling
  • framgangsmåte for hvordan arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp (saksbehandler) varsling

Varslingsrutiner er et viktig grunnlag for ytringskulturen på arbeidsplassen og skal være kjent for alle arbeidstakere. Varslingsrutiner som er kjent i virksomheten, bidrar til at ansatte opplever større aksept for å varsle og til at arbeidsgiver håndterer varsling på en bedre måte.

Rutinen skal beskrive hvordan en arbeidstaker kan varsle. Framgangsmåten må ikke begrense arbeidstakerens rett til å varsle, for eksempel ved å beskrive at arbeidstaker må varsle internt før han eller hun varsler eksternt.

Hvordan utforme varslingsrutiner?

Varslingsrutinene skal alltid utarbeides eller oppdateres i samarbeid med de ansatte i virksomheten. Verneombud og tillitsvalgte har en naturlig rolle i dette arbeidet.

Sjekkliste for varslingsrutiner

En rutine som oppfyller og svarer på disse spørsmålene, vil oppfylle minimumskravene i arbeidsmiljøloven kapittel 2A:

  1. Hva er varsling om kritikkverdige forhold?
  2. Hva regnes ikke som varsling om kritikkverdige forhold?
  3. Hvem har rett til å varsle?
  4. Gi en oppfordring til arbeidstakerne om å varsle om kritikkverdige forhold.
  5. Hvem i virksomheten bør arbeidstaker varsle til?
  6. Dersom varselet gjelder nærmeste eller øverste leder, hvem i virksomheten bør arbeidstaker da varsle til?
  7. Hvilke krav stilles det til den som varsler?
  8. Når har arbeidstaker varslingsplikt i virksomheten?
  9. Har dere tilrettelagt for anonym varsling, og hvordan bør det eventuelt varsles anonymt?
  10. Hva bør et varsel inneholde av opplysninger?
  11. Hvem skal motta og håndtere varselet?
  12. Vil den som varsler, motta noen tilbakemelding?
  13. Informer om at arbeidsgiver har undersøkelsesplikt ved mottak av varsel. Informer også om at det er arbeidsgiver som avgjør hvordan  undersøkelsen av varselet skal foregå.
  14. Hvor lang tid vil det ta å saksbehandle et varsel?
  15. Hvilke saksbehandlingsprinsipper skal arbeidsgiver ta hensyn til ved behandlingen av et varsel (for eksempel konfidensialitet, habilitet og kontradiksjon)?
  16. Hvilke tidsfrister gjelder for eventuelle tiltak?
  17. Informer om at gjengjeldelse er forbudt, og gi eksempler på like former for gjengjeldelse.
  18. Hvordan skal arbeidsgiver beskytte den som varsler, mot gjengjeldelse?
  19. Hvordan skal arbeidsgiver sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig, også for den som blir varslet på og arbeidsmiljøet for øvrig?
  20. Hvordan skal arbeidsgiver håndtere varsel som ikke regnes som et varsel om kritikkverdig forhold?
  21. Hvordan skal arbeidsgiver håndtere anonyme varsel og/eller varsel med lite informasjon?
  22. Hvilke konsekvenser kan lovbrudd og andre kritikkverdige forhold få for personene som begår dem?
  23. Hva er verneombudets, tillitsvalgtes og AMUs roller i varslingsaker?

Tilpass rutinen til din virksomhet

Gode varslingsrutiner er et resultat av skreddersøm. De må tilpasses situasjonen og behovet i hver enkelt virksomhet. Varslingsrutiner skal også sees i sammenheng med virksomhetens risikostyring og systematiske HMS-arbeid.

En rutine for intern varsling er en del av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

God ytringskultur er mer enn rutiner

God kultur for varsling er likevel mer enn rutiner. Ytringskultur handler om reell praksis, ledelse og øvelse. Derfor er det viktig at arbeidsgiver setter fokus på varsling, sørger for at alle ansatte er kjent med varslingsrutinene og at de som skal håndtere varsling, har fått opplæring og øvelse i håndtering. Det kan også være lurt å gjennomføre årlige varslingsøvelser og legge til rette for samtaler om hva arbeidsplassen anser som kritikkverdige forhold.

Har du spørsmål om varsling?

 


Konverter denne siden til PDF