Kravene til kontorarbeidsplasser gjelder både enkeltkontor, felleskontor og kontorlandskap. Kravene gjelder også lærerkontorarbeidsplasser.
Arealkrav til kontorarbeidsplasser
I søknad om Arbeidstilsynets samtykke skal tiltakshaver dokumentere at kravene til kontorarbeidsplasser er oppfylt. Her er en oversikt over kravene som gjelder.
Søk om Arbeidstilsynets samtykke
Krav til areal per kontorarbeidsplass
Arbeidstilsynets forvaltningspraksis legger til grunn at hver arbeidsplass skal ha et gulvareal på minst 6 m2. Kravet gjelder både enkeltkontor, felleskontor og åpent kontorlandskap. Kravet gjelder også lærerkontorarbeidsplasser.
Dersom hver enkelt arbeidsplass har et gulvareal på minst 6 m2, vil Arbeidstilsynet som hovedregel vurdere løsningen som fullt forsvarlig.
Se kommentardelen til arbeidsplassforskriften § 2-1 andre ledd.
Kravet er basert på erfaring med det arealet hver arbeidstaker minst må ha for å få «tilstrekkelig personlig rom» rundt seg, og dermed tilfredsstille grunnleggende krav til arbeidsmiljøet.
Gulvarealet skal være så stort at det gir tilstrekkelig fri plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser. Plassen skal sikre at arbeidet og bruken av arbeidsutstyr ikke medfører fare for sikkerhet og helse.
Arealer for atkomst og fellesfunksjoner kommer i tillegg. Det betyr at gangareal, birom, møterom, stillerom, kopirom osv. ikke skal regnes med. Det er bare det faktiske arealet som er avsatt til kontorarbeidsplassen, som skal tas med i arealberegningen.
I arbeidsrom med inntil 8 arbeidsplasser kan gangarealet inne i rommet som hovedregel likevel regnes med.
Kompenserende tiltak kan gi godkjenning
Arealnormen er ikke et absolutt ytelseskrav (løsningskrav). Løsninger som innebærer mindre avvik fra normen på 6 m2, kan også – etter en konkret vurdering – tilfredsstille kravene i lov og forskrift. Dette forutsetter at virksomheten kompenserer arealavviket med andre tiltak, slik at arbeidsmiljøet samlet sett blir fullt forsvarlig.
Kompenserende tiltak kan for eksempel være sosiale soner med direkte tilgang fra arbeidsplassen, ekstra god tilgang til møterom/stillerom, eller at alle arbeidsplassene som hovedregel ikke brukes samtidig.
Merk at det at arbeidsplassene i liten grad blir brukt samtidig, ikke alene er nok til å veie opp for mindre areal per arbeidsplass.
Kompenserende tiltak må strekke seg lenger enn kravene i lov og/eller forskrift. Det vi si at krav til arbeidsplasser og lokaler som direkte følger av lov og/eller forskrift, ikke blir betraktet som kompenserende faktorer.
Løsninger med gulvareal mindre enn 6 m2 må være faglig begrunnet og dokumentere hvordan løsningen ivaretar kravet til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det avgjørende er om arbeidstakeren kan gjøre arbeidsoppgavene sine innenfor det gitte arealet uten at han eller hun blir utsatt for helseskadelig belastning.
Søknader som presenterer løsninger som avviker fra hovedregelen, skal dokumentere at arbeidstakerne som skal arbeide i lokalene, har medvirket i prosessen. Det vil som minstekrav si at arbeidstakerne er gjort kjent med hva som er gjeldende arealnorm og hvilke prinsipper som ligger til grunn for beregningen, men at virksomheten likevel ønsker en annen løsning.
At det er gjort godt rede både for både forsvarligheten av løsningen som er valgt og som avviker fra arealnormen, og for arbeidstakernes medvirkning, gir ingen garanti for at Arbeidstilsynet kan godta avviket.
Sambruk
Sambruk (ikke samtidig bruk) av arbeidsplasser kan være en løsning som bidrar til å oppfylle arealkravet. Dette forutsetter god redegjørelse og dokumentasjon.
Ved sambruk tilfredsstiller hver enkelt arbeidsplass arealkravet, men brukes av arbeidstakere til ulike tidspunkt. For eksempel vil et arbeidsrom på 18 m2 kunne inneholde 3 arbeidsplasser à 6 m2, men brukes av 6 arbeidstakere til ulike tider. Denne formen for innretning av arbeidsmiljøet stiller høyere krav til organisering for å fungere godt.
Krav ved konsentrasjonskrevende arbeid
Arbeidsplassforskriften § 2-1 stiller krav om
- at lokalene har tilfredsstillende velferdsmessig standard
- at arbeidslokalene er utformet og innredet med sikte på den virksomheten og de arbeidsplassene som skal finnes i lokalet
- at arbeidsplassene skal være dimensjonert og tilpasset arbeidsoppgavene og den enkelte arbeidstaker
Kommentardelen til forskriften utdyper kravene. Den sier blant annet at
- lokalene må gjøre det mulig å arbeide rasjonelt og effektivt – både på egen hånd og sammen med andre
- lokalene må gi mulighet til fortrolige samtaler
- lokalene må gi mulighet til å skjerme seg for konsentrasjon eller hvile
Ved åpne kontorløsninger er hovedregelen at det må finnes mange nok stillerom og møterom. Disse rommene skal erstatte den muligheten cellekontor gir til uforstyrrede samtaler, møter og arbeid som lett blir en utfordring i kontorlandskap.
Merk også at arbeidsmiljøloven stiller krav om at hver enkelt arbeidsplass skal innredes og utformes slik at arbeidstakerne unngår uheldige fysiske og psykiske belastninger. Dette betyr at dersom én eller flere arbeidstakere ikke fungerer i en åpen kontorløsning, har arbeidsgiver plikt til å legge forholdene til rette.