Byggesak

Tiltakshaver må søke Arbeidstilsynet om samtykke for tiltak som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven og som skal inneholde arbeidsplasser.

Hvilke bygningsmessige tiltak må du søke om?

Ifølge arbeidsmiljøloven § 18-9 har tiltakshaver plikt til å søke Arbeidstilsynet om samtykke på forhånd hvis

  • tiltakshaver skal oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og
  • bygget skal brukes, eller sannsynligvis vil bli brukt, av en virksomhet som omfattes av arbeidsmiljøloven

Merk at søknadsplikten kun gjelder når begge vilkårene over er oppfylt. Kommunen kan ikke gi igangsettingstillatelse før Arbeidstilsynet har gitt samtykke til planene.

Slik søker du om Arbeidstilsynets samtykke

Hva skal søknaden dokumentere?

Søknaden skal vise at arbeidsmiljøet i tiltaket (bygningen) blir fullt forsvarlig.

Søknaden skal dokumentere at rammene i bygget er utformet slik at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt. Arbeidsplasser og arbeidslokaler skal tilrettelegges og utformes med utgangspunkt i

  • de arbeidsoppgavene som skal gjøres i bygget
  • den enkelte arbeidstaker
  • særskilte risikoforhold ved driften

Kravene følger av arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, særlig arbeidsplassforskriften. Se kravene til dokumentasjon nedenfor.

Lov og forskrift på området stiller ofte funksjonskrav; det vil si krav til hva som skal være oppfylt, men ikke til hvordan dette skal oppfylles. Kommentarene til arbeidsplassforskriften, forvaltningspraksis på området og Arbeidstilsynets nettsider gir anvisning om hvilke ytelser (løsninger) som kan oppfylle kravene.

Se veiledninger til dokumentasjonskravSe sjekkliste for krav til fysisk arbeidsmiljømed oversikt over arbeidsmiljøfaktorer og henvisninger til regelverk og veiledning.

Søknaden skal vise at arbeidsmiljøet i virksomheten blir fullt forsvarlig. Det vil blant annet si at det fysiske arbeidsmiljøet til de aktuelle arbeidsplassene er kartlagt og vurdert, at personalrom er på plass og at krav i lov og forskrifter blir ivaretatt. Også forholdene for drift og vedlikehold skal være fullt forsvarlig.

Du må søke Arbeidstilsynet på forhånd

Når Arbeidstilsynet allerede på planstadiet kontrollerer at kravet om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt, vil det bidra til å skape helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid. Det er også enklere og rimeligere å planlegge for et godt arbeidsmiljø i forkant fremfor å måtte tilpasse bygget i ettertid.

Slik kan du søke om Arbeidstilsynets samtykke

Søk digitalt

Du kan søke digitalt via din konsesjonshaver/leverandør av søkeløsninger for byggesaker: 

Søk via e-Byggesøk (Norkart)

Søk via byggesøknaden.no (Ambita og NOiS)

Søk via byggsok.net (Arkitektbedriftene)

Etter hvert vil flere leverandører tilby digitale søkeløsninger.

Søk via byggblankett 5177

Du kan også søke ved å bruke byggblankett 5177 Søknad om Arbeidstilsynets samtykke (dibk.no):

Send søknaden med vedlegg til Arbeidstilsynet via eDialog

Dokumentasjon som skal følge med søknaden

Med søknaden skal det følge flere vedlegg:

  • Legg ved målsatte tegninger som beskriver avstander og areal (situasjonsplan, plan-, snitt-, fasade- og innredningstegninger mv.). Disse opplysningene er helt nødvendige for at Arbeidstilsynet skal kunne behandle saken og skal alltid følge med søknaden.
  • Legg ved opplysninger om bruksareal for lokalene. Dette er nødvendig for blant annet å kunne beregne gebyret for byggesaksbehandlingen. Gebyrsatsene avhenger av tiltakstype og byggets størrelse. Vi sender faktura til tiltakshaver. 
  • Har kommunen allerede gjort vedtak i saken, skal kopi av vedtaket vedlegges.
  • Legg også ved andre relevante vedlegg, for eksempel dispensasjonssøknader til kommunen og andre myndigheter, eller dokumentasjon på hvilket bygningsmessig vern bygningen er undergitt. Legg også med bekreftelse fra vernemyndigheten på hvilke endringer som kan gjennomføres i kombinasjon med vernet.
  • Du skal ikke legge ved søknad om ansvarsrett, gjenpart/kvittering for nabovarsel, gjennomføringsplan, boligspesifikasjon og rekvisisjon av oppmålingsforretning.

Beskriv hva slags arbeid og prosesser som er planlagt i det ferdigstilte bygget. Hvis det ikke er nok plass i søknadsløsningen eller på søknadsskjemaet, kan beskrivelsen lages som et eget vedlegg.

Gjør rede for de arbeidsmiljøfaktorene som er aktuelle for tiltaket. Redegjørelsen må være basert på risikovurderinger av de aktivitetene og prosessene som skal foregå i virksomheten. Se egen sjekkliste med oversikt over ulike arbeidsmiljøfaktorer.

Med utgangspunkt i arbeidsmiljøfaktorene: Beskriv og dokumenter hvordan dere vil gjennomføre tiltak som både forebygger og reduserer risikoen for at arbeidstakerne blir utsatt for uheldige fysiske og psykiske belastninger. Beskriv og dokumenter også personalrom i arbeidslokalet. De løsningene dere beskriver, skal være i samsvar med hovedregler i lov, forskrift og Arbeidstilsynets veiledninger.

De kravene som på søknadstidspunktet ikke lar seg dokumentere på detaljnivå, skal beskrives så langt det er mulig.

Hvis de valgte løsningene avviker fra hovedreglene: Redegjør og dokumenter hvordan de alternative løsningene likevel oppfyller kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Dere kan bruke skjemaet/sjekklisten «Dokumentasjon av inneklima» som grunnlag for dokumentasjonen. Se skjemaet på temasiden om krav til ventilasjon.

Arbeidsmiljøutvalg, verneombud eller annen representant for arbeidstakerne skal bekrefte sin medvirkning i prosessen. Merk at arbeidsmiljøutvalget – hvis virksomheten har plikt til å opprette dette – skal behandle planer som krever Arbeidstilsynets samtykke.

I tillegg til å bekrefte reell deltakelse i prosessen skal vedlegget opplyse hvilke eventuelle merknader, kommentarer eller innsigelser arbeidstakerne har til planene. Dette gjelder også for utleiebygg med kjente leietakere og arbeidstakere.

Bekreftelsen skal være signert av dem som skal medvirke i søknadsprosessen. Du kan laste opp vedlegg du allerede har, for eksempel referat fra relevante møter, eller laste ned Arbeidstilsynets maler under.

Bokmål:

Bekreftelse på medvirkning fra AMU_bokmål.docx Bekreftelse på medvirkning fra arbeidstakernes representant_ bokmål.docx Bekreftelse på medvirkning fra verneombudet_bokmål.docx

Nynorsk:

Bekrefting på at AMU har deltatt i søkeprosessen_nynorsk.docx Bekrefting på at arbeidstakarrepresentanten har deltatt i søkeprosessen_nynorsk.docx Bekrefting på at verneombodet har deltatt i søkeprosessen_nynorsk.docx

Slik bruker du malene:

  1. Last ned og skriv ut malen.
  2. Tilpass, signer, skann og lagre vedlegget på egen pc.
  3. Send det med som vedlegg til søknaden. 

Les mer om kravet til medvirkning ved nybygg eller ombygging

Hvis arbeidsgiver og tiltakshaver er ulike virksomheter, for eksempel ved utleiebygg, må tiltakshaver dokumentere at arbeidsgiver har vært involvert i planene.

Last ev. ned vedleggsmalen der arbeidsgiver skal bekrefte å ha vært involvert i søknaden om samtykke:

Bokmål:

Bekreftelse på medvirkning fra leietaker som arbeidsgiver_bokmål.docx

Nynorsk:

Bekrefting på at leietakar som arbeidsgivar har deltatt i søkeprosessen_nynorsk.docx

Gi en samlet oversikt over de ulike leietakerne i utleiebygget, antall arbeidstakere og type virksomhet/bransje. Oppgi også leietakers virksomhetsnavn. Oversikten skal kunne sees i sammenheng med den øvrige dokumentasjonen og innredningstegningene.

En slik oversikt kan være unødvendig ved isolerte tiltak som etter Arbeidstilsynets vurdering kun berører én enkelt leietaker.

I enkelte tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve opplysninger ut over det som  søknadsskjemaet spør etter. Dette gjelder hvis vi trenger mer informasjon for å kunne ta stilling til om lovens krav er oppfylt, jf. forskrift om administrative ordninger § 12-1 andre ledd.

Lag hvert av vedleggene på eget ark / i eget dokument. Hvis du søker digitalt, laster du dem opp i søkeløsningen.

Hva med utleiebygg der fremtidige leietakere kan være ukjente?

For utleiebygg gjelder samme søknadsplikt som for andre bygningsmessige tiltak.

Hvis leietakerne er ukjente på søknadstidspunktet, må dere dokumentere at de grunnleggende forutsetningene for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø er ivaretatt ut fra planlagt type næring i bygget. I slike tilfeller kan Arbeidstilsynet kreve at søker og/eller leietakere sender inn tilleggsinformasjon på et senere tidspunkt. Her må det dokumenteres at lokalene er tilpasset de planlagte leietakernes faktiske virksomhet og arbeidsoppgaver.

Hva skal til for at Arbeidstilsynet gir samtykke?

Hvis søknaden dokumenterer at planer og løsninger (ytelser) er i samsvar med hovedregler i lov, forskrift og våre veiledninger, vil vi normalt kunne gi samtykke.

Dersom planene og løsningene (ytelsene) avviker fra hovedreglene, må søker gjøre rede for, og dokumentere, hvordan alternative løsninger oppfyller krav.

Se veiledninger til dokumentasjonskrav

Hva betyr samtykket?

Arbeidstilsynets vedtak er et samtykke til planene og opplysningene som foreligger på søknadstidspunktet. Merk at samtykket ikke er en generell godkjenning av bygningen, arbeidsplassene eller det fysiske arbeidsmiljøet.

For å sikre at det fysiske arbeidsmiljøet oppfyller kravene i regelverket, kan Arbeidstilsynet kreve at virksomheten gjør egenkontroll, målinger osv. Arbeidstilsynet kan også gjøre tilsyn for å kontrollere om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig.

Er ikke tiltaket søknadspliktig?

Tiltak som ikke er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, krever heller ikke Arbeidstilsynets samtykke. Husk at slike tiltak likevel kan omfatte bygningsmessige forhold som har stor betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljølovens krav til fullt forsvarlige arbeidslokaler gjelder uavhengig av søknadsplikten.

Det er arbeidsgiver som til enhver tid har ansvar for at bestemmelsene som er gitt i eller i medhold av loven, overholdes. 

Virksomheten har plikt til å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging som en del av sitt interne HMS-arbeid. På grunnlag av kartleggingen må arbeidsgiver vurdere om eventuelle endringer medfører risiko for sykdom, skade eller ulykke. Denne vurderingen skal brukes som grunnlag for å iverksette nødvendige tiltak.

Hva skjer hvis du leverer en ufullstendig søknad?

Arbeidstilsynet vurderer dokumentasjonen vi har mottatt. Hvis vi finner at søknaden mangler opplysninger, eller at informasjonen ikke oppfyller kravene, kan vi avslå søknaden, fatte vedtak om samtykke på bestemte vilkår, eller be om ytterligere redegjørelse og dokumentasjon.

Som hovedregel ber vi om at søker sender oss dokumentasjonen som mangler og redegjørelser for de valgte løsningene. Det fører naturlig nok til at saksbehandlingen tar lenger tid. Merk at forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid først løper når søknaden er komplett.

Inneholder søknaden opplysninger som gir unntak fra retten til innsyn?

Hovedregelen er at alle saksdokument i offentlige virksomheter er åpne for innsyn og at alle (personer og virksomheter) har rett til innsyn i saker som er sendt til Arbeidstilsynet.

Opplysninger og saker som kan få unntak fra offentligheten

Det er unntak fra retten til innsyn dersom saken inneholder opplysninger som er beskyttet av lovpålagt taushetsplikt. Dette følger av offentlighetsloven (lovdata.no).

Følgende opplysninger kan eller skal unntas fra offentlighet på grunn av regler om taushetsplikt:

  • Opplysninger om noens personlige forhold, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 (lovdata.no).
    Dette omfatter ikke alle opplysninger om enkeltpersoner, men personlige opplysninger som det er vanlig at man ønsker å holde for seg selv, f.eks. opplysninger om identifiserbare personers helse eller handicap. Søknader om samtykke inneholder normalt ikke slike opplysninger.
  • Opplysninger om forretningshemmeligheter, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2 (lovdata.no).
    Dette gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold, men bare dersom det kan føre til tapte inntekter hvis opplysningene kommer på avveie.

  • Opplysninger som vil lette gjennomføring av straffbare handlinger, jf. offentlighetsloven § 24 tredje ledd (lovdata.no).
    Loven gjelder særlig opplysninger om bygg som inneholder store verdier, bygg som kan utsettes for sabotasje eller bygg med betydelige sikringstiltak. Opplysninger om ordinære bygg er ikke omfattet.

  • Opplysninger som må holdes tilbake på grunn av nasjonale sikkerhetshensyn eller forsvar av landet, jf. offentlighetsloven § 21 (lovdata.no).

Vi gjør oppmerksom på at noen tiltak i Forsvaret er unntatt fra søknadsplikt etter plan- og bygningsloven § 20-7, og dermed også etter arbeidsmiljøloven § 18-9. Det gjelder

Hvis dere mener at saken skal unntas offentlighet:

  • Kryss av i det elektroniske søknadsskjemaet dersom dere mener at hele saken eller enkelte dokumenter i saken skal unntas fra offentlighet.
  • Begrunn hvorfor dere mener at opplysninger er beskyttet av taushetsplikt og må unntas retten til innsyn. Vi vil da ta stilling til om saken inneholder opplysninger som ikke kan deles med alle. Vi gir ikke automatisk samtykke til søknaden dersom Arbeidstilsynet må vurdere saken.

Legg ved begrunnelsen som eget vedlegg når dere søker digitalt, eller som vedlegg til søknad sendt via eDialog.

Send aldri graderte dokumenter elektronisk til Arbeidstilsynet

Dokumenter som er graderte etter beskyttelsesinstruksen (lovdata.no), skal aldri sendes elektronisk til Arbeidstilsynet. I søknaden om samtykke kan dere opplyse om at planene inneholder graderte dokumenter, og be oss om å ta kontakt slik at vi kan bli enige om hvordan Arbeidstilsynet skal få tilgang til disse opplysningene.

Vi minner om at det er den som utarbeider graderte dokumenter, som er ansvarlig for å påføre dokumentene korrekt gradering.

Saksbehandlingstid

Regn med rundt 7 uker fra vi mottar søknaden til vi starter saksbehandlingen. Saksbehandlingtsiden skyldes at vi for tiden har stor pågang av byggesaker.

For å få kortest mulig saksbehandlingstid må søknaden inneholde all den dokumentasjonen som er nødvendig for at vi skal kunne behandle saken. Dersom søknaden er mangelfull eller det mangler vedlegg, vil søkeren få brev fra Arbeidstilsynet, med informasjon om hva som mangler og frist for å sende inn ny dokumentasjon.

Kommunen kan ikke gi igangsettingstillatelse før Arbeidstilsynet har gitt samtykke til planene.

Gebyr for behandling av byggesaker

Arbeidstilsynet behandler byggesaker etter arbeidsmiljøloven § 18-9 første ledd. Denne behandlingen belastes med et gebyr. Se gebyrsatsene for Arbeidstilsynets behandling av søknaden.

Mulighet til å klage på vedtaket

Enkeltvedtak fattet av Arbeidstilsynet, kan påklages. Les mer om retten til å klage på Arbeidstilsynets vedtak.

Regelverk

Om plikten til å søke om Arbeidstilsynets samtykke: Arbeidsmiljøloven § 18-9

Om krav til søknaden og vilkår for samtykke: Forskrift om administrative ordninger § 12-1 andre ledd


Konverter denne siden til PDF