Høringsnotat – Forslag til endringer i forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område § 14-1 – Gebyrer for byggesaksbehandling etter arbeidsmiljøloven § 18-9

Innledning

En av Arbeidstilsynets oppgaver etter arbeidsmiljøloven er å behandle søknader om samtykke ved oppføring av bygninger som skal bli fremtidige arbeidslokaler. Det følger av arbeidsmiljøloven § 18-9 at «Den som vil oppføre en bygning eller utføre bygningsmessige arbeid som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og som skal brukes eller ventelig bli brukt av virksomhet som går inn under denne lov, har plikt til å innhente Arbeidstilsynets samtykke på forhånd.»

Formålet med denne samtykkeordningen er å sikre at fremtidige arbeidslokaler oppfyller kravene i forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften). Kravet om forhåndssamtykke bidrar til at det skapes helsefremmende arbeidsplasser i hele byggets levetid. Videre er det både enklere og rimeligere å planlegge et gode arbeidslokaler i forkant, fremfor å måtte tilpasse bygg og lokaler til gjeldende krav i ettertid. Et annet viktig formål med samtykkeordningen er at dette bidrar til et inkluderende arbeidsliv.

Det er i dag krav om at den som søker Arbeidstilsynet om slikt samtykke må betale gebyr for behandlingen av slike søknader. Dette går frem av arbeidsplassforskriften § 9-1.

Arbeidstilsynet beregner og krever inn gebyr for behandlingen av søknader om samtykke. Gebyrets øvre grense er fastsatt direkte i forskriften og skal ikke overstige selvkost ved tjenesten. Dette går frem av forskrift om administrative ordninger § 14-1.

Hensikten med forslaget til endringer i forskrift om administrative ordninger § 14-1 er å justere de øvre grensene for gebyr i tråd med selvkostprinsippet. Gebyrenes øvre grense ble sist endret i 2016.

Bakgrunn

Gjeldende øvre gebyrgrenser er fastsatt med utgangspunkt i Arbeidstilsynets ressursbruk knyttet til samtykkebehandlingen pr 2016.

Siden forskriftsendringen i 2016 har Arbeidstilsynet hatt mulighet til å «indeksregulere satsene årlig i samsvar med justeringene i statsbudsjettet for lønns- og prisvekst.» Dette går frem av forskrift om administrative ordninger § 14-1. Muligheten for slik indeksregulering kom inn i 2016 for å unngå å måtte endre satsene gjennom forskriftsendring hvert år. Arbeidstilsynet har i perioden 2016 og frem til i dag imidlertid ikke gjort slike justeringer. Hovedårsaken til at dette ikke er gjort, er at det i perioden etter 2016 er gjennomført et stort digitaliseringsprosjekt. Dettet digitaliseringsprosjektet hadde til formål både å forenkle søknadsprosessen og å øke kvaliteten i Arbeidstilsynets samtykkebehandling. Arbeidstilsynet har ikke ønsket å justere satsene i prosjektperioden fordi prosjektet skulle bidra til mer effektiv drift. Prosjektet er nå fullført, og Arbeidstilsynet er nå i ordinær driftsfase der etaten tar ut gevinstene av prosjektet.

En gjennomgang basert på selvkostprinsippet viser imidlertid at dagens øvre grenser for gebyr gjør at samtykkebehandlingen pr i dag ikke drives til selvkost, men med en underdekning for Arbeidstilsynet.

Gjeldende rett

Utgangspunktet for gebyrfastsettelsen er at gebyret ikke skal overstige selvkost ved tjenesten.

I dag er de øvre grensene for gebyret fastsatt direkte i forskriften etter en inndeling i fem kategorier inndelt etter type bygg og antall kvadratmeter. Inndelingen og satsene er i dag slik;

Kategori 1: Publikumsbygg og yrkesbygg uten faste arbeidsplasser; maks gebyr 3895 kroner.
Kategori 2: Yrkesbygg med faste arbeidsplasser uten maskinelle prosesser og forurensninger; maks gebyr 11685 kroner.
Kategori 3: Yrkesbygg med faste arbeidsplasser og med maskinelle prosesser og fare for forurensninger; maks gebyr 23370 kroner.
Kategori 4: Større byggekomplekser, for eksempel flyplassutbygging og butikksenter, som krever vesentlig mer arbeid enn det som fastsettes i de enkelte kategorier; gebyret vurderes i det enkelte tilfellet.
Kategori 5: Enkeltsaker som ikke går inn under noen av de ovenfor nevnte kategorier, for eksempel ventilasjonssaker og bygningstekniske installasjoner; maks gebyr 1126 kroner.

Gebyrene beregnes i hver enkelt sak, og beregnes ut fra type lokale, lokalenes størrelse og hvilke tekniske løsninger som skal finnes i lokalene. Det skilles for eksempel på lokaler med og uten maskinelle prosesser og fare for forurensninger m.m. Hensikten bak dette er at gebyret skal gjenspeile tidsforbruket på saksbehandlingen, og at medgått tid igjen gjenspeiler kompleksiteten i saken og type lokaler.

Hvilken kategori en sak hører inn under kommer frem av interne retningslinjer for byggesaksbehandlingen i Arbeidstilsynet. For å ivareta hensynet til bl.a. tydelighet og forutberegnelighet, har Arbeidstilsynet utarbeidet en gebyrorientering for den nærmere utmålingen. Denne orienteringen er tilgjengelig på våre nettsider: Gebyr for behandling av byggesaker (arbeidstilsynet.no). Etter at Arbeidstilsynet la til rette for digital innsending av søknad om samtykke vises også aktuelt gebyrbeløp i selve søkeløsningen.

I dag vurderer og krever Arbeidstilsynet inn også gebyrer for saker hvor resultatet blir et avslag på søknad om samtykke. Frem til ca 2020 var praksisen at gebyret ved avslag skulle beregnes individuelt, men maksimalt satt til halvparten av det gebyret ville ha vært hvis søknaden ble innvilget. I dag beregnes gebyret for avslag på samme måte som for søknader som får samtykke. Begrunnelsen for dette er at det legges ned mye arbeid og ressurser i å behandle saker som også avslås, noen ganger legges det ned mer tid enn hvis samtykke gis. Hvis arbeidet som er gjort i saken er av en slik art og omfang at et gebyr er naturlig, skal gebyr derfor kreves inn. Det er derfor ingen reduksjon i gebyret pga. avslaget.

Dersom det søkes på nytt, må søker betale nytt gebyr.

Fordi klagesaksbehandling skjer etter forvaltningsloven, er denne saksbehandlingen ikke gebyrbelagt etter arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter.

Arbeidstilsynets vurdering og forslag

Byggesaksgebyrene skal finansiere Arbeidstilsynets kostnader ved å saksbehandle søknader om samtykke.

Søknadsplikten etter arbeidsmiljøloven § 18-9 gjelder tiltak som er søknadspliktig etter plan- og bygningsloven. Arbeidstilsynet mener det derfor er naturlig å se hen til reglene om gebyr som gjelder for kommunenes byggesaksbehandling. Etter plan- og bygningsloven § 33-1 kan kommunen ilegge gebyr for sin byggesaksbehandling. Heller ikke dette gebyret skal overstige kommunens nødvendige kostnader. Nærmere om hvordan kommunens selvkost skal beregnes går frem av rundskriv utarbeidet av Kommunal- og distriktsdepartementet. Denne veilederen viser hva som kan inngå i beregningen, både poster som typisk kommer inn under direkte og indirekte kostnader, samt kapitalkostnader og andre poster.

Arbeidstilsynet har tatt en totalvurdering av hvilke utgiftsposter som vi mener skal legges til grunn i beregningen. Arbeidstilsynet har gjort følgende vurdering av selvkost;

Gebyrinntekter

Arbeidstilsynets gebyrinntekter fra samtykkebehandlingen i 2023 utgjorde ca. kr. 21 800 000,-. Arbeidstilsynet forventer en nedgang på ca. 10 % i antallet søknader i 2024 på grunn av lavkonjunkturen. På grunn av usikkerhet knyttet til dette, legger Arbeidstilsynet imidlertid til grunn at gebyrinntektene for 2024 vil tilsvare inntektene for 2023.

Direkte driftskostnader

Direkte driftskostnader er ifølge veilederen «alle faste og variable kostnader som direkte inngår i produksjon av tjenesten». I hovedsak omfatter dette lønn og sosiale kostnader, kjøp av varer og tjenester til tjenesteproduksjon. Eksempler på slike utgifter kan være utgifter tilknyttet oppgaver som mottak av søknad, registrering, arkivering, tilsyn, mottakskontroll, mottak av supplerende opplysninger, skriving av vedtak, telefoner mv.

Når det gjelder lønnskostnader tilknyttet byggesaksbehandling anslår Arbeidstilsynet dette til kr. 20 270 000,-.

Indirekte kostnader

Av veilederen følger det at indirekte kostnader «omfatter kostnader til stabs- og støttetjenester, fellestjenester og kontrollfunksjon som utfyller og understøtter selvkosttjenesten.» Veilederen viser til at dette kan være kunderelaterte funksjoner, slik som kontorstøtte og fakturering.

Arbeidstilsynet anslår at vi vil ha utgifter til forvaltning av IKT-tjenester og applikasjoner som relevante indirekte kostnader. Dette anslår vi å utgjøre kr. 1 500 000,- basert på erfaringstall for 2023.

Utvikling av IKT-tjenester og applikasjoner er anslått å utgjøre kr. 600 000,- i 2024. Det er behov for betydelig utvikling av IKT-systemene på byggesaksområdet i årene fremover, bl.a. en tilrettelegging for for Altinn 3 innen sommeren 2025. Dette er kostnadsberegnet til over kr. 1 000 000,-. Videre må det utvikles 4 søkeløsninger på nynorsk og tilpasse eByggesak til dette. Det skal også påstartes et konseptarbeid mht. implementering av BIM (3D-tegninger) i våre IKT-systemer.

Det er også sett hen til utgifter bl.a. kontorleie, reise og kompetanseutvikling.

Vurdering av utgifter opp mot inntekter

Dette gir totalt utgifter på kr. 25 410 000-, og inntekter på kr. 21 800 000,-. Dette gir til sammen en underdekning med kr. 3 610 000 som utgjør ca. 15 %.

Arbeidstilsynet foreslår derfor å endre forskriften slik at satsene for øvre grense for gebyr økes moderat med ca. 15 %. Arbeidstilsynet mener en økning på ca. 15 % er nødvendig for at tjenesten skal drives i tråd med selvkost.

Virkningstidspunkt

Arbeidstilsynet foreslår at endringene i gebyrene trer i kraft fra 1. juli 2024.

Økonomiske og administrative konsekvenser

For de som søker om samtykke vil endringene ikke medføre konsekvenser i forhold til forutsigbarhet. De øvre grensene for gebyr vil fremdeles fremgå direkte av forskriften. Den nærmere utmålingen av gebyret i den konkrete saken vil gå frem av gebyrorienteringen, som ligger på Arbeidstilsynets hjemmeside. Ved bruk av digital søknadsløsning vil gebyrbeløp gå frem i selve søkeløsningen.

Forslaget vil ikke medføre administrative konsekvenser ut over tid til å justere beløpene på våre informasjonssider og i våre digitale løsninger.

Arbeidstilsynet legger til grunn at bygg- og anleggsbransjen har vært inne i en økonomisk vanskelig tid, og at økte byggesaksgebyrer for noen derfor kan oppleves som en tilleggsbelastning.

Arbeidstilsynet er gjort kjent med at enkelte kommuner også har økt sine byggesaksgebyrer. Det kan imidlertid ikke medføre at Arbeidstilsynet skal avstå fra å øke sine gebyrer for tjenesten.

De maksimale gebyrsatsene er ikke endret siden 2016. Og som redegjort for tidligere, så har Arbeidstilsynets utgifter knyttet til byggesaksbehandlingen vært stor i perioden fra 2016 til i dag. Det er bl.a. gjort store investeringer i utvikling av søknadssystemet.

De økonomiske konsekvensene av forslaget vil være at søkerne må betale noe økte gebyrer i tråd med de faktiske utgiftene Arbeidstilsynet har i forbindelse med samtykkebehandlingen.

Slik Arbeidstilsynet ser det, så er alternativet til ikke å endre gebyrsatsene nå, at Arbeidstilsynet fortsatt må gå med underskudd knyttet til byggesaksbehandlingen. Dette mener Arbeidstilsynet ikke er forenlig med forsvarlig saksbehandling (blant annet saksbehandlingstid), samt at det kan få negativ betydning for videre utviklingsoppgaver på området. En stopp i disse utviklingsoppgavene vil igjen kunne få direkte negative konsekvenser og virkninger for søkerne i form av lite tilrettelagte og oppdaterte løsninger for saksbehandlingen.